SCC Alzenau e.V.

 

 

Datenschutzordnung des SeniorenComputerClub Alzenau e.V.
(Fassung vom 12.03.2018)

 

Informationen über die datenschutzrechtlichen
 Rahmenbedingungen beim Umgang mit
personenbezogenen Daten in der Vereinsarbeit

 

Basis: Merkblatt Innenministerium Baden

Württemberg/Datenschutz im Verein

 

 

Datenschutzordnung des SeniorenComputerClub Alzenau e.V. (Fassung vom 12.03.2018)

 

Datenschutz:

Der SeniorenComputerClub Alzenau (SCC-Alzenau) nimmt den Schutz der persönlichen Daten seiner Mitglieder sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (Bundesdatenschutzgesetz-BDSG) sowie dieser Datenschutzordnung. In dieser Datenschutzordnung werden die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und –nutzung geregelt. Zweck dieser Regelung ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den  Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird (§ 1 Abs. 1 BDSG).

  1. Erhebung und Speicherung von Daten:
  • Beim Vereinseintritt erhebt und speichert der SeniorenComputerClub Alzenau (SCC-Alzenau) mittels EDV für die Mitgliedschaft benötigte personenbezogene Daten seiner Mitglieder. Dies sind  Angaben zur Person: Name, Anschrift, E-mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum (städtischer Zuschuss), Bankverbindung (Lastschrifteneinzug nach Satzung), Eintrittsdatum. (siehe Aufnahmeantrag  mit Datenschutzerklärung zum Vereinsbeitritt).

Dabei werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, dass diese personenbezogenen Daten nicht von Unbefugten genutzt werden können und vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt sind.


Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein nur erhoben, verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung und Nutzung entgegensteht bzw. der Betroffene der Verwendung zugestimmt hat.

  1. Zweck und Verwendung der Daten:
  • Die überlassenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für Vereinszwecke genutzt. Hierzu zählen insbesondere die Verfolgung der Vereinsziele und die Mitgliederbetreuung und Verwaltung.


Zugang zu diesen Daten haben nur Vorstandsmitglieder und Beisitzer und - soweit erforderlich - Tutoren und sonstige Mitglieder, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis bestimmter Mitgliedsdaten erfordert.

  • Die Veröffentlichung personenbezogener Daten in der Homepage, im Internet oder in Printmedien, wo sie auch von Vereinsfremden eingesehen werden können, ist möglich, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes oder zur Vereinspräsentation nützlich sind und dem keine höherrangigen schutzwürdigen Interessen der Betroffenen entgegenstehen bzw. die Betroffenen zugestimmt haben.
    Hierzu zählen Aktivitäten zur Pflege der Geselligkeit sowie andere satzungsgemäße Veranstaltungen (z.B. Vorstandswahlen, Mitgliederversammlung, Clubabende, Schulungen).

 

Die Veröffentlichung/Übermittlung von personenbezogenen Daten beschränkt sich dabei  -soweit erforderlich -  auf Angaben wie Name, Foto, Funktion im Verein. Ein Widerspruch hierzu im allgemeinen oder zu einzelnen Aktivitäten ist jederzeit möglich und an den Vorstand zu richten.

  • Mitgliederverzeichnisse werden in digitaler oder gedruckter Form nur an Vorstandsmitglieder, Beisitzer und – soweit erforderlich - Tutoren und sonstige Mitglieder weitergegeben, wenn deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert.

Mitglieder erhalten grundsätzlich keine personenbezogenen Daten. Macht ein Mitglied glaubhaft geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, erhält es die notwendigen Daten nur gegen die schriftliche Versicherung, dass diese Daten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden und vernichtet oder gelöscht werden, sobald der Zweck erfüllt ist.

  • Verlangt eine Gemeindeverwaltung, die an einen Verein freiwillige finanzielle Leistungen erbringt zu Kontrollzwecken die Vorlage von Listen mit den Namen der Betroffenen, ist der Verein grundsätzlich berechtigt, diese Daten zu übermitteln, weil es sowohl zur Wahrnehmung berechtigter eigener Interessen - nämlich um in den Genuss der Vereinsförderung durch die Gemeinde zu kommen - als auch zur Wahrnehmung berechtigter Interessen eines Dritten - der Gemeinde - erforderlich ist und schutzwürdige Belange der betroffenen Vereinsmitglieder einer Datenübermittlung nach 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG nicht entgegenstehen.
    Der Verein kann sich darauf verlassen, dass die Gemeinde diese Daten nur verwendet, um nachzuprüfen, ob die ihr vom Verein übermittelten Zahlen zutreffend sind.
  1. Sperrung und Löschung von Daten:
  • Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nur solange und in solchem Umfang gespeichert, wie ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zweckes der Speicherung erforderlich ist.

  • Beim Austritt werden personenbezogene Daten des Mitgliedes gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen dem entgegen stehen.
    Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu 10 Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

  • Beim Ausscheiden oder dem Wechsel von Funktionsträgern sind die Mitgliederdaten an den Nachfolger oder einen anderen Funktionsträger des Vereins zu übergeben; es dürfen keine Kopien und Dateien mit Mitgliederdaten beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.

  • Führt der Verein ein Vereinsarchiv dürfen hierfür auch Vorgänge mit personenbezogenen Daten aufbewahrt werden, die für eine aktive Nutzung nicht mehr benötigt werden. Zugang zu diesem Vereinsarchiv hat nur der Vorstand. Sollen andere Mitglieder Zugang erhalten, sind diese auf den Datenschutz zu verpflichten.
  1. Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit (Datenschutz):
  • Das Datengeheimnis ist unbedingt einzuhalten. Vorstand, Beisitzer, Tutoren sowie andere Mitglieder, die in den Umgang mit personenbezogenen Daten eingebunden sind, sind entsprechend zu belehren und schriftlich und persönlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten.( siehe Verpflichtungserklärung nach § 5 des Datenschutzgesetzes (Datengeheimnis).

  • Das Versenden von E-mails an Mitglieder ist so vorzunehmen, dass  Mitglieder keine personenbezogene Daten anderer Mitglieder erkennen können (z.B. durch Blindkopie bzw. Serienbrief). Ein eventueller Austausch von personenbezogenen Daten unter Kursteilnehmern, ist von diesen selbst vorzunehmen.

  • Personenbezogene Daten (z.B. Mitgliederlisten) sind vor dem Zugriff von Unbefugten zu schützen (passwortgeschützte Benutzer-Accounts, passwortgeschützte digitale Safes auf internen Festplatten oder für Dritte nicht zugänglichen (wegschließbaren) externen Festplatten).

  • Im Impressum unserer Homepage wird ein Haftungsausschluss für Links zu anderen WEB-Seiten verankert und auf die Behandlung der dort angegebenen Daten nach Bundesdatenschutzgesetz hingewiesen.
  1. Auskunft:
  • Jedes Mitglied hat im Rahmen des Bundesdatenschutzgesetzes das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten; ggf. den Empfänger bei einer Datenübermittlung, den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.

           Mitgeltende Unterlage:

           Verpflichtungserklärung nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes
           (Datengeheimnis).